Microsoft Excel 2010-användare letar alltid efter det bästa sättet att organisera och sortera data i sina kalkylblad. Detta kan åstadkommas på ett antal olika sätt, och din situation kommer sannolikt att vara det avgörande scenariot för att avgöra vilken metod som är rätt för dig. Men en pivottabell i Microsoft Excel 2010 är ett fantastiskt verktyg för att sammanfatta den data du har och hitta den information du behöver. En pivottabell är idealisk för scenarier där du har en viss artikel som du vill sammanfatta, som en produkt eller ett datum, och en sekundär uppsättning data som du vill sammanfatta baserat på dessa parametrar.
När ska jag använda en pivottabell?
Det kan vara svårt att avgöra när du ska använda en pivottabell, så det första du ska göra är att ta reda på vilken typ av information du försöker få. Helst bör en pivottabell användas när frågan du försöker svara på liknar Hur mycket av xx sålde vi? eller Hur mycket tjänade vi på att sälja xx? Det är båda frågorna som kan besvaras om du har ett kalkylblad med kolumner som innehåller en produkt kolumn, en enheter sålda kolumn, en pris kolumn och en total rea kolumn. Det kan finnas andra kolumner också, men du måste ha en kolumn som innehåller data för varje information som du vill sammanfatta. Till exempel på bilden nedan kan du se att jag har fem kolumner, även om jag bara behöver data från fyra av dem.
Jag kan skapa en pivottabell för att sammanfatta uppgifterna i det här kalkylbladet, vilket kommer att förhindra att jag själv måste bestämma svaret manuellt. Även om det inte skulle vara svårt med en liten uppsättning data som denna, kan manuell sammanfattning av data vara en extremt tråkig strävan när du har att göra med tusentals bitar av data, så en pivottabell kan bokstavligen spara timmar av arbete.
Hur man skapar en pivottabell
Bestäm vilka kolumner som innehåller data som du vill sammanfatta och markera sedan dessa kolumner.
När alla dina data är vald, klicka på Föra in fliken högst upp i fönstret, klicka på Pivottabell ikonen i Tabeller avsnitt av menyfliksområdet och klicka sedan på Pivottabell alternativ. Om du inte vet är bandet den horisontella menyraden längst upp i fönstret. Bilden nedan visar både Föra in fliken och Pivottabell objekt som du vill klicka på.
Detta öppnar en ny Skapa pivottabell fönster, som det som visas nedan. All information i det här fönstret är korrekt på grund av data som du markerade tidigare, så du kan bara klicka på OK knapp.
Din pivottabell öppnas som ett nytt ark i Excel-arbetsboken. Till höger på detta ark finns en Pivottabellfältlista kolumn som innehåller namnen på de kolumner som du valde tidigare. Markera rutan till vänster om varje kolumnnamn som kommer att inkluderas i pivottabellen. Jag kollade inte Pris kolumn eftersom jag inte behöver visa den sammanfattade informationen i min pivottabell.
Detta kommer att ändra informationen som visas på skärmen så att din färdiga pivottabell visas. Du kommer att notera att all data är sammanfattad så i vårt exempel kan du se hur mycket av varje produkt som såldes och den totala dollarvolymen för alla dessa försäljningar.
När du har att göra med många rader kan rapporter av den här typen dock bli svåra att läsa. Därför gillar jag att anpassa mina pivottabeller lite med hjälp av alternativen på Design fliken i Pivottabellverktyg avsnitt av bandet. Klicka på Design fliken överst i fönstret för att se dessa alternativ.
Ett sätt att underlätta läsningen av en pivottabell är att kontrollera Bandade rader alternativet i Alternativ för pivottabellstil avsnitt av bandet. Detta kommer att alternera radfärgerna i din pivottabell, vilket gör rapporten mycket lättare att läsa.
