Informationen som du har lagrat i din e-postinkorg kan vara ganska värdefull, särskilt om du använder den e-postadressen i arbetssyfte. Även om du kanske har ett system på gång för att säkerhetskopiera dina e-postmeddelanden, har du implementerat ett system till säkerhetskopiera Outlook-kontakter? Sätten som du når människor, såväl som deras e-postadresser, är viktiga delar av dina affärsaktiviteter. Dessutom, om du är som många människor, kanske du inte bryr dig om att spara en persons e-postadress i minnet. Du lägger helt enkelt till dem som en ny Outlook-kontakt och börjar sedan skriva in deras namn i Till fältet i ett meddelande när du vill kontakta dem. Lyckligtvis är processen att säkerhetskopiera dina Outlook-kontakter enkel, och det finns flera sätt att göra det på.
Skapa en backup Outlook-kontaktfil
Processen att säkerhetskopiera dina Outlook-kontakter kan utföras direkt från Microsoft Outlook 2010. Dessutom, även om du har ett mycket stort antal kontakter, är filen inte särskilt stor och kan enkelt kopieras eller skickas till en annan plats.
Börja säkerhetskopiera din Outlook-kontaktfil genom att starta Microsoft Outlook 2010. Klicka på Fil fliken i det övre vänstra hörnet av fönstret och klicka sedan Öppen på vänster sida av fönstret. Detta kommer att starta en ny meny i mitten av skärmen, som du måste klicka på Importera. Jag vet att vi faktiskt exporterar en fil, men det här är det snabbaste sättet att komma åt verktyget du behöver för att exportera dina kontakter i Outlook.
Klicka på Exportera till en fil och klicka sedan på Nästa knapp. Det finns några filformatalternativ på den här skärmen som kan vara praktiska om du någon gång behöver migrera din kontaktinformation till ett annat e-postprogram, men för närvarande väljer duOutlook-datafil (.pst) alternativet och klicka sedan påNästa. Klicka på Kontakter mapp i mitten av fönstret och klicka sedan Nästa.
Klicka på Bläddra knappen högst upp i fönstret, välj en plats på din dator där du vill spara filen och klicka sedan på Avsluta knappen för att skapa en backup Outlook-kontaktfil. Det finns några ytterligare sätt att ändra denna säkerhetskopiering, som vi kommer att diskutera i nästa avsnitt.
Ytterligare säkerhetskopieringsalternativ för Outlook-kontakter
Ett spännande sätt att kombinera denna säkerhetskopieringsmetod med molnlagring är att läsa den här artikeln om att installera SkyDrive-mappen på din Windows-dator och sedan välja den där SkyDrive-mappen som lagringsplats för din Outlook-säkerhetskopieringsfil. Detta gör att du kan komma åt filen från din dator, samtidigt som du skapar en kopia av den i molnet om din dator kraschar eller blir stulen.
Ett annat alternativ för att optimera denna process och se till att din säkerhetskopia är säker är att skicka filen till dig själv via e-post när säkerhetskopieringen är klar. Eftersom din Outlook-kontaktfil bör vara tillräckligt liten för att skicka e-post, skapas en kopia av kontaktfilen på din e-postserver, så att du kan komma åt filen från vilken dator som helst.
Jag har gjort det klart tidigare att jag är ett stort fan av säkerhetskopieringsprogrammet CrashPlan, och det här är ett exempel där du kanske ser varför. Standardinställningarna i CrashPlan är redan inställda för att säkerhetskopiera standardplatsen för din Outlook-fil, så om du har CrashPlan på din dator, säkerhetskopierar den redan denna information.