Om du precis ska in på arbetsmarknaden, eller om du funderar på att göra ett karriärbyte, så har du förmodligen bestämt att många av de tillgängliga jobben kräver någon form av datautbildning. Den faktiska omfattningen av de nödvändiga färdigheterna kommer att variera mycket beroende på vilken typ av jobb du vill ha, men även de mest grundläggande jobben som sätter dig framför en dator kommer att kräva lite Microsoft Excel-kunskaper.
Detta jobbkrav bör dock inte vara en total avskräckande effekt om du inte är bekant med programmet. Även om du aldrig har använt Microsoft Excel förut i hela ditt liv kan du läsa den här artikeln för att se vad du bör ha som bas när du börjar söka jobb som kräver viss Excel-erfarenhet.
Om du letar efter ett jobb, besök Jooble. De har ett fantastiskt urval av lediga jobb över hela världen, av vilka många låter dig utföra distansarbete hemifrån.
Innehållsförteckning dölj 1 Bekanta dig med Excel-gränssnittet och villkoren 2 Excel-sorteringsuppgifter att veta för jobbsökande 3 Användbara Excel-visningsformateringsalternativ 4 Några grundläggande beräkningar och formler för Excel 5 Övning, övning, övning 6 Ytterligare källorBekanta dig med Excel-gränssnittet och villkoren
Företag har en tendens att inte göra ändringar eller uppgradera sina system förrän det blir ett problem, så det kan förvåna dig att veta att många företag fortfarande använder Microsoft Excel 2003. Det har gjorts flera fullständiga versionsuppdateringar sedan dess, men Excel 2003 har fortfarande en stor följande och installationsbas.
När du söker ett jobb kan du därför upptäcka att du behöver bekanta dig med flera versioner av Excel. Men oavsett vilken version av Microsoft Excel du använder (nya versioner släpps med några års mellanrum och identifieras av det år de släpptes. Till exempel, Microsoft Excel 2010, Microsoft Excel 2013, eller Microsoft Excel 2016) några saker kommer alltid att förbli desamma. Majoriteten av Excel-fönstret kommer att tas upp av ett mönster av små rektanglar. Var och en av dessa rektanglar kallas a cell, och de är organiserade i rader och kolumner. En rad är en horisontell serie av celler, medan en kolumn är en vertikal serie av celler.
Klicka på en av cellerna så kan du skriva en siffra eller bokstav, och det du skrev kommer att visas i cellen. Informationen i cellen kallas för värde.
Du kan organisera, sortera och anpassa utseendet på dina celler och värden med hjälp av menyerna högst upp på skärmen.
Utseendet på menyerna kommer att variera beroende på vilken version av Excel som du använder och tyvärr använder många olika företag olika versioner av programmet. Men det mesta av kärnfunktionaliteten finns på plats i varje version så så länge du är bekant med vad du behöver göra bör du kunna hitta den nödvändiga menyåtgärden.
Excel-sorteringsuppgifter att veta för jobbsökande
Att sortera en sekvens av celler i Excel är en av de vanligaste uppgifterna som du behöver känna till när du använder Excel i ditt nya jobb, och om du får ett föranställningstest av dina kompetenser kommer du förmodligen att få en slumpmässig gruppering av data som du behöver organisera. Oavsett om du vill alfabetisera en lista med efternamn eller organisera en serie siffror från högsta till lägsta, gör Excel detta möjligt med ett klick på en knapp. Dessutom är metoden för att sortera ord och siffror densamma, och du kan välja mellan att sortera från lägsta till högsta, eller högsta till lägsta.
Ett annat sätt att sortera dina data är genom att kopiera och klistra in information från dess nuvarande cell till den plats där du faktiskt behöver informationen. Om du någonsin har använt en kopiera och klistra in funktion i något program tidigare, fungerar den i Excel på exakt samma sätt. Klicka på en cell och tryck sedan på Ctrl + C på ditt tangentbord för att kopiera det (eller Ctrl + X för att klippa den), klicka sedan på önskad destinationscell och tryck Ctrl + V att klistra in den.
Detta fungerar även om du vill kopiera en hel rad, kolumn eller grupp av celler. Klicka på radnumret till vänster i fönstret, kolumnbokstaven överst i fönstret, eller använd musen för att markera önskade celler och använd sedan kommandona för att kopiera och klistra in som definierats tidigare.
En sista metod för sortering innebär att använda Dölj och Visa upp alternativ i Excel. Detta gör att du kan ta bort en rad eller kolumn från visningen, utan att radera det dataintervallet från kalkylarket. Du kan dölja en rad eller kolumn genom att högerklicka på radnumret eller kolumnbokstaven och sedan klicka på Dölj alternativ. Du kan visa en rad eller kolumn genom att använda musen för att markera raderna eller kolumnerna före och efter den dolda serien, högerklicka på markeringen och sedan klicka på Visa upp alternativ.
Användbara Excel-skärmformateringsalternativ
En annan grupp av Excel-uppgifter som du kommer att stöta på dagligen kretsar kring att justera hur dina celler ser ut, såväl som hur de skriver ut. Varje version av Excel låter dig ändra färgen på dina celler, utseendet på teckensnittet och storleken på dina celler. Färgändringar kan snabbt nås i alla versioner av Excel genom att högerklicka på cellen och sedan välja från formateringsalternativen på genvägsmenyn.
Du kan högerklicka på ett radnummer eller kolumnnamn och sedan välja Radhöjd eller kolumnbredd alternativet för att ange storleken på raden eller kolumnen som du vill ändra. Samma funktion appliceras om du väljer en grupp med rader eller kolumner.
En sista metod för att formatera utseendet på din Excel-fil, speciellt för utskrift, är att använda Utskriftsformat meny. De Utskriftsformat menyn hittas genom att klicka på Utskriftsformat knappen i det nedre högra hörnet av Utskriftsformat avsnitt om Sidlayout meny.
Den här menyn innehåller alternativ för dig att ange orienteringen på sidan, marginalerna på sidan, sidhuvudinformationen och om du vill skriva ut rutnät på sidan eller inte. Att skriva ut rutnät är ett förvånansvärt viktigt element att tänka på när du skriver ut Excel-filer, eftersom det ger den bästa metoden för att göra ett utskrivet dokument mer läsbart. Såvida jag inte uttryckligen uppmanas att inte göra det, brukar jag inkludera dem som standard.
Några grundläggande beräkningar och formler för Excel
Det vanligaste jag stöter på med Excel-filer är att helt enkelt lägga till en massa siffror. Detta gäller särskilt i affärsscenarier där många beställningar och rapporter kommer att vara enorma kalkylblad med celler som måste läggas ihop för att bestämma det totala värdet av en försäljning. Jag har personligen sett människor lägga till värden manuellt i Excel tillsammans, vilket nästan motverkar syftet med programmet. Excel innehåller en Autosumma knappen, som finns på Formler bar, som lägger till en serie nummer åt dig automatiskt. Klicka på Autosumma knappen, markera de celler du vill lägga till tillsammans, tryck på Stiga på. Den sammanlagda summan av cellerna kommer att visas i den första cellen under eller till höger om de celler du valde.
Du kan också skriva formler i celler för lite mer kontroll över var summan visas. Formler är vanligtvis sammansatta i ett format som =A1+A2, =A1-A2, =A1*A2 eller =A1/A2. Om du är nyfiken kan du manuellt skriva en AutoSum-funktion med formatet =SUMMA(A1:A2).
Öva, öva, öva
Som med nästan allt annat i livet behöver du träna för att bli bättre på Excel. Du kanske kan utföra specifika uppgifter med guidad riktning, men det verkliga värdet för en potentiell arbetsgivare kommer när du sömlöst kan utföra någon av dessa uppgifter från minnet. Detta kommer att resultera i en ökning av din produktivitet, vilket kommer att öka ditt värde. När du fortsätter att använda Excel kommer du dessutom att upptäcka andra sätt att utföra uppgifter och du kommer att lära dig andra användbara tips och tricks som gör det lättare att organisera, sortera och manipulera stora mängder data på några sekunder.
Ytterligare källor
- Visa fliken Utvecklare i Excel 2011
- Öppna XML-filer med Excel i Windows 7
- Hur man automatiskt numrerar rader i Excel 2010
- Hur man exporterar en Google Sheets-fil för Microsoft Excel
- 5 skäl att skaffa en Office 2013-prenumeration
- Excel standardteckensnitt i Excel för Office 365