Det är viktigt att veta hur man ställer in ett frånvarosvar i Outlook 2013 om du har kontakter som kan skicka e-post till dig och de behöver veta att du kanske inte får meddelandet på ett tag. Ett frånvarosvar är något som kommer att skickas så snart ett e-postmeddelande träffar din inkorg i Outlook 2013, och innehållet i frånvarosvaret kan innehålla all information du vill förmedla.
Stegen nedan visar dig hur du skapar ett frånvarosvar i Outlook 2013 om du har ett e-postkonto som inte är en del av en Exchange-server. Detta inkluderar e-postadresser som tillhandahålls av e-postleverantörer som Gmail, Yahoo, Outlook.com eller en av många andra liknande leverantörer. De flesta e-postleverantörer kommer också att ha ett frånvarosvar som du kan konfigurera via deras webbportal, vilket kan vara ett bättre alternativ, beroende på dina omständigheter.
Outlook-distributionslistor kan vara ett bra alternativ om du ofta behöver e-posta samma stora grupp människor och inte vill ange varje enskild adress manuellt när du gör det.
Hur man ställer in automatiskt svar i Outlook 2013
- Öppna Outlook 2013.
- Klicka på Ny E-post knapp.
- Skriv ditt frånvaromeddelande i textrutan i e-postmeddelandet.
- Klicka på Fil flik.
- Klick Spara som.
- Skriv ett namn för mallen i Filnamn fältet och klicka sedan Spara som typ, välj Outlook-mall, Klicka sedan Spara.
- Klicka på Hem fliken, klicka på Regler knappen och klicka sedan Hantera regler och varningar.
- Klicka på Ny regel knapp.
- Klick Tillämpa regeln på meddelanden jag får, Klicka sedan Nästa.
- Klick Nästa, Klicka sedan Ja.
- Välj Svara med en specifik mall alternativet och klicka sedan på En specifik mall.
- Klick Titta in, klick Användarmallar i filsystemet, välj sedan mallen du skapade tidigare och klicka Öppen.
- Klicka på Nästa knapp.
- Ställ in eventuella undantag och klicka sedan Nästa.
- Klicka på Avsluta knapp.
Vår artikel fortsätter nedan med ytterligare information och bilder för dessa steg. Det är lite komplicerat att ställa in ett autosvar i Outlook och det finns flera ställen där du kan anpassa vissa inställningar, vilket vi diskuterar vidare i nästa avsnitt.
Hur man skapar och aktiverar ett frånvarosvar i Outlook 2013 (guide med bilder)
Stegen nedan kommer att visa dig hur du skapar och aktiverar ett frånvarosvar i Microsoft Office 2013-versionen av Outlook.
När någon skickar ett e-postmeddelande till dig skickar Outlook automatiskt svar med det frånvaromeddelande som du skapar. Observera att Outlook 2013 måste vara öppet för att detta ska fungera. Om du inte kan lämna Outlook 2013 öppet under hela tiden som du kommer att vara borta från kontoret, är det bättre för dig att ställa in frånvarosvaret direkt via din e-postvärd.
Länkarna nedan visar dig hur du ställer in ett frånvarosvar för några av de populära e-postleverantörerna om du inte kan lämna din dator och Outlook 2013 på och vara igång under hela din frånvaro.
- Hur man ställer in ett frånvarosvar för Gmail-konton
- Hur man ställer in ett frånvarosvar för Yahoo-konton
- Hur man ställer in ett frånvarosvar för Outlook.com-konton
Stegen nedan visar dig hur du skapar ett frånvarosvar i Outlook 2013 om du inte har ett Exchange Server-konto och använder ett IMAP- eller POP3-konto. Om du har Exchange kan du skapa ett frånvarosvar eller andra automatiska Office-svar genom att gå till Arkiv > Info > Automatiska svar.
Steg 1: Öppna Outlook 2013.
Steg 2: Klicka påNy E-post knapp.
Steg 3: Skriv ditt frånvaromeddelande i textrutan i e-postmeddelandet.
Steg 4: Klicka Fil längst upp till vänster i fönstret.
Steg 5: Klicka Spara som.
Steg 6: Skriv ett namn för mallen i Filnamn fältet och klicka sedan på Spara som typ rullgardinsmenyn, välj Outlook-mall, klicka sedan på Spara knapp.
Steg 7: Klicka på Hem fliken högst upp i fönstret, klicka på Regler knappen i Flytta avsnitt av menyfliksområdet och klicka sedan på Hantera regler och varningar knapp.
Steg 8: Klicka på Ny regel knapp.
Steg 9: Klicka på Tillämpa regeln på meddelanden jag får alternativet och klicka sedan på Nästa.
Steg 9: Klicka på Nästa knappen, såvida du inte bara vill skicka frånvarosvaret under vissa förutsättningar. Om du inte har valt några alternativ klickar du på Ja för att bekräfta att du vill att denna regel ska gälla för alla meddelanden du får.
Steg 10: Markera kryssrutan till vänster om Svara med en specifik mall och klicka sedan på En specifik mall alternativet i den nedre delen av fönstret.
Steg 11: Klicka på Titta in rullgardinsmenyn, klicka på Användarmallar i filsystemet alternativet, välj sedan mallen du skapade tidigare och klicka på Öppen knapp.
Steg 12: Klicka på Nästa knapp.
Steg 13: Ställ in eventuella undantag som du vill ha genom att klicka på kryssrutan till vänster om vart och ett av dessa alternativ och klicka sedan på Nästa knapp.
Steg 14: Klicka på Avsluta knappen för att slutföra konfigurationen av ditt frånvaromeddelande och börja skicka automatiska svar.
Som nämnts tidigare måste din dator vara på, och Outlook 2013 måste vara öppen för att detta ska fungera. Om din dator är inställd på viloläge eller viloläge efter en viss period av inaktivitet, fungerar inte den här metoden för att skicka ett frånvarosvar i Outlook 2013.
När du kommer tillbaka från att vara borta från kontoret kan du stänga av den här regeln genom att gå till Regler > Hantera regler och varningar (där vi var i steg 7 ovan) klicka sedan på rutan till vänster om regeln för att ta bort bocken. Tyvärr finns det inget sätt att ange en starttid eller sluttid med denna automatiska svarsmetod.
Ytterligare anmärkningar om hur du använder automatiskt svar i Microsoft Outlook
- Det är generellt sett en bra idé att inkludera en starttid och en sluttid i ditt frånvarosvar så att dina e-postkontakter vet ungefär när de kan förvänta sig att höra från dig.
- Om du har tillgång till en webbaserad version av ditt e-postkonto, till exempel ett Outlook-webbkonto eller Gmail, kan det vara bättre att använda det för att skicka ditt frånvarosvar istället. Båda dessa e-postleverantörer har ett dedikerat semestersvarsalternativ där du kan automatisera detta lite bättre, även så att du kan välja ett datumintervall för när du kommer att vara otillgänglig.
- Dialogrutan Regler kan användas för mycket mer än ett frånvarosvar. Jag kan använda den för att generera olika svar för personer utanför min organisation eller personer inom min organisation, och jag kan automatiskt filtrera e-postmeddelanden baserat på ämne eller avsändare.
- Guiden ovan är tänkt att hjälpa dig att skapa ett frånvarosvar om du inte har ett Exchange-konto. Om du har en så är hela processen mycket enklare. Det finns en frånvarande assistent på Fil fliken där du kan konfigurera automatiska svar och till och med ange ett tidsintervall för dessa svar. Det automatiska svarsfönstret har också en separat organisationsflik både för Utanför min organisation och Inuti min organisation kontakter så att du kan justera varje svarsmeddelande separat.
Vill du att Outlook 2013 ska söka efter nya meddelanden oftare? Justera inställningarna för att skicka och ta emot i Outlook 2013 för att söka efter nya meddelanden så ofta du vill.
Se även
- Hur man inaktiverar arbete offline i Outlook
- Hur man genomstryker i Outlook
- Hur man skapar ett Vcard i Outlook
- Så här visar du listan över blockerade avsändare i Outlook
- Hur man ställer in Gmail i Outlook