Senast uppdaterad: 17 april 2019
Att skriva ut kalkylblad i Excel 2010 kan vara frustrerande, särskilt om ditt kalkylblad ska skrivas ut på mer än en sida. Extra kolumner kan köras in på sin egen sida, kolumnrubriker skrivs bara ut på första sidan, och det kan generellt vara svårt att visuellt associera en cell med en rad eller kolumn.
När jag arbetar på ett kontor och interagerar med ett antal människor som alla använder Excel på olika nivåer av kunskaper, kan jag säga att ett av de största problemen de flesta människor har handlar om hur deras kalkylblad ser ut när de är klara med det och att göra en fysisk kopiera. Standardutskriftsinställningarna är sällan idealiska för vad de vill ha, och det finns många Excel-termer som är väldigt lika varandra och kan vara förvirrande.
Men det finns några enkla ändringar som du kan tillämpa på ditt Excel-kalkylblad så att det skrivs ut bättre och är lättare för dina läsare att förstå.
Bättre Excel 2010 kalkylbladsutskrift
Denna handledning kommer att ta upp några av de nyckelområden som kan vara mest användbara för att förbättra ett utskrivet Excel-kalkylblad. Dessa områden inkluderar:
– Döljer onödiga kolumner och rader
– Lägga till sidnummer längst ner på sidan
– Justera sidriktningen
– Justera pappersstorleken
– Justera marginalerna
– Skriva ut rutnät
– Upprepa den översta raden på varje sida
– Montera alla dina kolumner på ett ark
Även om detta kan verka mycket, kan du faktiskt göra nästan alla dessa ändringar från en meny. Och när du väl känner dig bekväm med det kan du tillämpa alla dessa ändringar på bara några sekunder. Resultatet blir ett kalkylblad som visar kolumnrubriker överst på varje sida, är lätt att läsa och som inte kräver att du manuellt justerar kolumnstorlekarna för att förhindra att en extra kolumn skrivs ut på sin egen sida.
Döljer onödiga kolumner och rader
Jag brukar börja här, speciellt när jag har att göra med ett kalkylblad som någon annan skapat. Den innehåller ofta information som inte är relevant av den anledningen att kalkylarket skrivs ut, och hjälper bara till att skapa förvirring.
Du kan dölja en rad eller kolumn genom att högerklicka på kolumnbokstaven eller radnumret och sedan klicka på Dölj alternativ.
Du kan lära dig mer om att dölja kolumner i den här artikeln.
Lägga till sidnummer längst ner på sidan
Detta kanske inte är något som alla behöver göra med sina kalkylblad, men jag har upptäckt att stora kalkylblad ofta kan se väldigt lika ut från sida till sida. Läsare har också för vana att ta bort häftklamrar och fokusera på enskilda sidor, vilket kan göra det nästan omöjligt att ställa tillbaka ett kalkylblad.
Steg 1: Klicka Föra in högst upp i fönstret.
Steg 2: Klicka Sidhuvud och sidfot i Text avsnitt av navigeringsbandet.
Steg 3: Klicka i sidfoten längst ner på sidan där du vill lägga till sidnumret.
Steg 4: Klicka på Sidonummer knappen i Sidhuvud och sidfotselement avsnitt av navigeringsbandet.
Medan du är i den här vyn kan det vara ett bra tillfälle att lägga till en rubrik nu. Du kan göra det genom att helt enkelt klicka i rubriken där du vill lägga till din information. Allt som du lägger till i rubriken upprepas på varje sida, så det här är ett bra ställe att lägga till en rubrik för kalkylarket.
Du kan lära dig mer om hur du skapar en rubrik i Excel 2010 här.
För ytterligare information om att lägga till sidnummer i Excel 2010 kan du läsa här.
Justera sidorienteringen
Den här delen av handledningen är när vi ska öppna Utskriftsformat meny, som innehåller ett antal av de olika utskriftsalternativ som vi vill justera.
Jag tycker att de flesta kalkylblad som jag skriver ut ser mycket bättre ut när de skrivs ut i liggande riktning. Detta är självklart ett val som kommer att variera beroende på dina egna behov, men är något som är enkelt att ändra efter behov.
Steg 1: Klicka på Sidlayout fliken överst i fönstret.
Steg 2: Klicka på Utskriftsformat knappen i det nedre högra hörnet av Utskriftsformat avsnitt av navigeringsbandet.
Steg 3: Klicka på den sidriktning som du vill använda.
Vi kommer att vara kvar på den här menyn under resten av handledningen, så stäng den inte än!
Justera pappersstorleken
Om de flesta av dina kalkylark skrivs ut bättre i liggande riktning, kan det ibland finnas dokument som till och med är för stora för det. En bra lösning på detta är att använda papper i legal storlek, vilket gör att du får plats med ännu fler kolumner på en sida.
**Påminnelse – Den här menyn nås genom att klicka på Sidlayout fliken och klicka sedan på Utskriftsformat knappen i det nedre högra hörnet av Utskriftsformat avsnitt av navigeringsbandet.**
Steg 1: Klicka på rullgardinsmenyn till höger om Pappersformat, klicka sedan på önskad pappersstorlek.
Justera marginalerna
Att justera marginalerna för ditt kalkylblad görs vanligtvis för att du vill få in mer information på sidan. Så, för den här handledningen, kommer vårt exempel nedan att minska marginalerna till ett lägre värde.
**Påminnelse – Den här menyn nås genom att klicka på Sidlayout fliken och klicka sedan på Utskriftsformat knappen i det nedre högra hörnet av Utskriftsformat avsnitt av navigeringsbandet.**
Steg 1: Klicka på Marginaler fliken överst i fönstret.
Steg 2: Klicka på nedåtpilen under Vänster för att minska marginalstorleken, upprepa sedan för Höger, Topp och Botten. Du kommer att märka att jag inte har minskat mina marginaler till 0, eftersom min skrivare har svårt att skriva ut dokument utan marginal. Detta är vanligt bland många skrivare, så du kanske också vill överväga att använda marginalstorlekarna i bilden nedan.
Utskrift av rutnät
Detta är en av de viktigaste ändringarna att göra i ett utskrivet kalkylblad, och det är en som jag gör på nästan allt som jag skriver ut från Excel. Att lägga till rutnät kommer att göra det mycket lättare för läsare att se vilken kolumn och rad en cell också tillhör, och kan hjälpa till att minska misstag.
**Påminnelse – Den här menyn nås genom att klicka på Sidlayout fliken och klicka sedan på Utskriftsformat knappen i det nedre högra hörnet av Utskriftsformat avsnitt av navigeringsbandet.**
Steg 1: Klicka på Ark fliken överst i fönstret.
Steg 2: Markera rutan till vänster om Rutnät.
Upprepa den översta raden på varje sida
Detta är en annan inställning som du kan dra nytta av för att göra ditt kalkylblad mer organiserat. Att skriva ut den översta raden på varje sida gör det enklare för läsarna att veta vilken kolumn en cell tillhör, vilket kommer att hjälpa till att eliminera misstag.
**Påminnelse – Den här menyn nås genom att klicka på Sidlayout fliken och klicka sedan på Utskriftsformat knappen i det nedre högra hörnet av Utskriftsformat avsnitt av navigeringsbandet.**
Steg 1: Klicka inuti Rader att upprepa överst fält.
Steg 2: Klicka på raden som du vill upprepa högst upp på varje sida. I det här exemplet använder jag rad 1.
Klicka på OK knappen längst ner i fönstret för att spara alla ändringar som vi just har gjort, eftersom vi nu är klara med det här fönstret.
Om du istället vill upprepa en kolumn till vänster på varje sida kan du läsa hur i den här artikeln.
Montera alla dina kolumner på en sida
Detta är det sista avsnittet i vår handledning, och det är en förändring som vi kommer att göra direkt från Skriva ut meny.
Steg 1: Klicka på Fil fliken uppe till vänster i fönstret.
Steg 2: Klicka Skriva ut i kolumnen till vänster i fönstret.
Steg 3: Klicka på Ingen skalning knappen i mitten av fönstret och klicka sedan på Anpassa alla kolumner på en sida alternativ.
Du bör nu ha ett Excel-kalkylblad som kommer att skrivas ut i ett enkelt, läsbart format som kommer att tilltala dina läsare. Om allt ser korrekt ut i Förhandsgranskning till höger i fönstret kan du klicka på Skriva ut för att börja skriva ut ditt optimerade kalkylblad.
Många av alternativen som vi diskuterar i artikeln ovan kommer också att fungera i nyare versioner av Excel. Och även om många av dessa avsnitt involverade användningen av avsnittet Sidinställningar, kan vissa av dessa inställningar också ändras från andra platser.
Du kan till exempel klicka på Skriv ut titlar knappen på Sidlayout och välj den översta raden i ditt kalkylblad för att skriva ut den översta raden på varje sida.
Dessutom hittar du alternativ för att inkludera rutnät när du skriver ut genom att gå till Sidlayout fliken och klicka på Skriva ut alternativet under Gridlines i Bladalternativ avsnitt av bandet.
Vill du skriva ut ett ark med tomma celler för en checklista eller en manuell inventering? Lär dig hur i Excel 2010.