Äldre versioner av Microsoft Outlook drabbades av en prestandaminskning eftersom storleken på Outlook-filen skulle öka. Som ett resultat av detta finns en arkiveringsfunktion i Microsoft Outlook 2010 som du kan använda för att arkivera gamla filer, som gamla e-postmeddelanden, kontakter, distributionslistor och kalenderposter.
Även om Microsoft Outlook 2010-användare inte kommer att uppleva samma programnedgångar som användare av de gamla versionerna gjorde, tar dagens e-post- och kalenderanvändare emot och skickar större mängder data som snabbt kan öka storleken på Outlook PST-filen. Därför, även om det inte längre är lika nödvändigt att arkivera filer i Outlook som det en gång var, är det fortfarande en bra praxis för att minska filstorleken och förbättra prestandan för ditt e-postprogram.
Använda arkivverktyget i Outlook 2010-kalendern
Om du är mer bekant med att ändra inställningarna i äldre versioner av Microsoft Office-program, kan layouten och strukturen för Microsoft Outlook 2010 vara lite förvirrande. De flesta av de konfigurerbara alternativen i den här versionen av Outlook hittas genom att klicka på Fil fliken i det övre vänstra hörnet av fönstret. Detta navigeringsmönster gäller även för denna handledning, så klicka på det Fil flik. Klicka på Info-knappen till vänster i fönstret för att visa en annan uppsättning alternativ i huvuddelen av Outlook 2010-fönstret.
Klicka på Rengöringsverktyg knappen i mitten av fönstret, som visar en rullgardinsmeny med ytterligare en uppsättning val. Klicka på Arkiv alternativet längst ned i den här rullgardinsmenyn.
En Arkiv fönstret kommer nu att vara öppet ovanför ditt Outlook 2010-fönster. Om du vill arkivera hela din Outlook 2010-fil kan du klicka på Arkivera alla mappar enligt AutoArchive-inställningarna alternativet överst i fönstret. Men för att bara arkivera din Outlook 2010-kalender, kontrollera Arkivera den här mappen och alla undermappar alternativ.
Klicka på Kalender alternativet för att välja standardkalendern för din nuvarande Outlook 2010-profil. Om du vill arkivera en annan kalender, till exempel en Internetkalender, välj det alternativet istället. Om du ser en pil till vänster om ditt önskade kalenderalternativ betyder det att det finns flera kalendrar i det objektet. Om du väljer alternativet till höger om pilen kommer Outlook att arkivera varje kalender i det avsnittet.
Slutför inställningarna för ditt Outlook 2010-kalenderarkiv genom att klicka på rullgardinsmenyn till höger om Arkivföremål äldre än och välja ett datum innan du vill arkivera alla objekt i din fil. Klicka på OK för att fortsätta med arkiveringen av din Outlook 2010-kalender.